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「PTAは変えられます、というか、変わりましたね」──楽しむ学校応援団「PTO」の始め方!

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コミュニケーションをラクにする

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ところで、情報共有にグループウェアのサイボウズLiveを使われているそうですが、実際どんなふうに活用されているんですか?

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最初はボラセン(役員会)で使っていたんですが、最近は「校外活動部」や「夢学校」(サマースクールのプロジェクトチーム)も、グループを立ち上げました。ぼくは全部のグループに入っているんですが、それぞれの「掲示板」を見ると、みんながどんな議論をして、どんなふうにプロジェクトが進んでいるか、すべてわかるんですよ。

なにか議論でつまづいているときは、ボラセンのメンバーが「ここを、こうすればいいよ」ってアドバイスすることもできるし、いや~、本当に、便利です(しみじみと)。

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みなさん、すっかり使いこなされてるんですね。使い方がわからない人とか、いませんか? パソコンを使えない方とか。

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W杯の取材で日本を離れる山本さんは、地球の裏側からでもPTO活動に参加できると語る。

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いや、大丈夫ですね。ガラケーで使ってる人も多いですし。メールが使える人だったら、全然問題ないんじゃないですかね。みんな、LINEみたいな感覚で使ってますよ。

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おぉ、それはいいですね。

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ただ、はじめはみんな戸惑ってたと思います。グループウェアに登録して最初の1週間くらいは、みんなそれまで通りメールばかり使ってたんですけど、ぼくがたまたまヒマなときがあって、いろいろいじってたら「これは便利だ!」ってわかってきた。みんなも使い出してみたら「メールよりこっちのほうが便利だ」ってわかってきたんですよね。

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具体的には、どんなところがよかったですか?

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たとえば、無駄な会議がなくなりました。掲示板で議論したうえで、「でも、ここだけは顔を合わせて話したほうがいいよね」っていうときだけ集まるので、効率はすごくよくなりました。

もちろんぼくたちの場合、これまでさんざん顔を合わせて、お互いがどんな人かっていうのをわかったうえで掲示板でやりとりしているので、そこは前提ですけれどね。最初からいきなり、掲示板だけで議論するっていうのはちょっと危険だと思うんですけど。

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なるほど、そこは注意点ですかね。

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それに、Web上で会議をやれば、議事録をつくる手間も省けます。やりとりが、そのまま文字で残るんですから。

そうそう、引継ぎにもよかったです。新しいメンバーはここに登録すれば、それまでのみんなのやりとりもわかるし、過去の文書も共有できるので、引き継ぎ文書も作らなくて済みます。

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それ、ポイント高いですね!

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あとは、メールを探す手間を省けたことも大きかったです。それまでは、移動中にメールをチェックして、あとで読み返したり返信したりするときに、「どのメールだっけ?」って探すのがすごく大変だったんですけど、グループウェアだと、それがない。

「いいね!」も、すごく便利ですよね。メールだと「読んだよ」っていうだけでも、いちいち返信しなきゃいけなかったですけど、ボタンを押すだけで済みますから。だれかに返信するときも、いちいち宛名やあいさつ文を書かなくていい。いきなり本題から入れるので、無駄がありません。

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とくに会長さんとか、やりとりする相手が多い人には絶対便利でしょうね。しかし、ここまでいいことばかり聞かされると、逆に粗探しをしたくなります……。なにか一つくらい「ここが気に入らない!」という点は、ないんですか?

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いやー、とくに(笑)。ただ、最近はみんなに「サイボウズ中毒にならないように」ってことだけ、注意してます。見始めると気になっちゃって、一日に何度もチェックしちゃったりしますけど、それはやめようと。

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なるほど、そこは人によって調整するといいですね。

さて、まだまだお話をうかがいたいところですが、そろそろお時間です。山本さん、今日はいろんなお話をきかせていただいて、どうもありがとうございました!

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いえいえ、お役に立てたらうれしいです。



撮影:橋本直己、編集:渡辺清美、文:大塚玲子

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