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チャットやマルチタスクは生産性を40%下げるので依存しない方が良い

チャットやメッセンジャーを立上げっぱなしにして仕事してませんか?

会議中に別のメールを送ったり、作業しながらFacebookやLINEをやるようなマルチタスクが常態化してませんか?

■マルチタスクな俺ってどうよ?

僕はかなりのマルチタスクな方で、公私ともに色んなプロジェクトが常に複数同時に進んでいます。どちらかというそんな自分が、複数のレイヤーに所属して、境界を越えたり繋ぐような付加価値も作れるし、パラレルキャリア(複数の仕事を掛け持ちできる)って良いなと思ってました。
ただ、ノートパソコンとスマホを2台、時にはiPadも持ち歩き、メールや社内SNS、メッセンジャーと、FacebookとツイッターとLINEを、複数のレイヤーの人たちと、違うプロジェクトで、色んなデバイスで常に繋がって集中してやりとりしてると、相当疲れることがあります。

時には1つ1つに集中できず、家族の話や会議を適当に聞いていたりすると頭に入ってこなかったり、ちょっとトラブルや急ぎの連絡などが入ると、タスクの期限を守れなかったり忘れたりしてしまうことさえあります。

そんな時は、早起きしてランニングをしたり、瞑想して落ち着いたり、温泉や銭湯に行ったりして頭・心・身体を整えてますが、何かおかしいと薄々気づいています。

社内の芯が座った先輩からは、1つのことを継続することが重要だという話を受けたり、妻からはあれもこれもやると他の人に迷惑をかけるし身体が持たないから抑えるようにと言われたり、スマートフォンやPCをまさにスマートに使いこなす台湾人の義母からは日本人はiPhoneにコントロールされて人と話す時も常にチェックして人として大切なことを忘れていると言われます。

周囲にそんなことを言ってくれる人がいるので、何とか新しいことをやり過ぎないように抑えられているのかもしれません。ただ、日常業務の中でマルチタスクは習慣化してしまっていました。

■マルチタスクは作業を瞬時に切り替えているだけの「スイッチタスク」

仕事では新規事業を担当することが多く、以前は複数のプロジェクトを立上げていましたが、あれもこれもやると中途半端で上手くいかないため、今では1つの事業に集中しています。
事業も規模が大きくなってくると、その中で色んな担当や規模を小さくした複数のプロジェクトができてきます。そんな時にはスピードを求めたくなり、IT業界ではメッセンジャーやチャットを常時パソコンで立上げ、複数のグループで同時にやり取りをすることがよくあります。会議中や作業をしている時にチャットが立ち上がることも多いです。
また、FacebookやLINEを仕事でも活用することで、確かにメールの数は減り、やりとりはかなり早く便利になりました。ただ、常時立上げていると頻繁に通知が来るため1つの作業や考えに集中できません。
そんなことが昨年あたりから増えてきたので、メッセンジャーはあまり立上げないようにし、Facebookも時間が空いてる時だけ開くようにし、LINEも会議や作業している時は通知を消すことにしました。
するとストレスは減り、1つ1つ仕事に集中できるようになったと感じています。そんな時、ハーバード・ビジネス・レビューでこんな記事がありました。
人は仕事中にメールや電話によって邪魔される時、IQが10も下がるという。このIQ(思考力)の低下は徹夜明けの時と同等であり、大麻吸引時の2倍に匹敵する。


なんと、せっかく睡眠をしっかり取るようにしていたのに、業務の中断は徹夜明けの時と同じという。。何となくチャットがぴょこぴょこきたり、FBメッセージがいくつも立ち上がってくるのはしんどいと思っていたけれど、それは疲労感があるはずです。でも話はまだ続きます。
複数のことを同時にやれば、より多くを達成できる――これは私たちの思い込みにすぎない。それによって生産性は最大40%も下がるという研究結果がある。人は本当のところ、マルチタスクを行っているわけではない。「スイッチタスク」、つまりひとつのタスクから別のタスクに素早く切り替えているだけだ。これによって自分の集中力を自分で非生産的に妨げ、時間を無駄にしているのだ。


マルチタスクな俺って良いと思っていたのが、単なる「スイッチタスク」で生産性が最大40%も下げていたとは・・・。
それでも複数プロジェクトや複数レイヤーのコミュニティに参加して新しいチャレンジをすること自体はこれからの時代は必要かつ重要だと思います。ただ、このマルチタスクと思っているだけの「スイッチタスク」の罠にはかからないように気を付けないと、結果良い仕事も良い家庭も築けないのではないかと思います。

■マルチタスクをやめるメリット
この「マルチタスクをやめる方法と、やめるべき理由」(ハーバード・ビジネス・レビュー)の記事では、マルチタスクをやめるメリットをいくつか紹介されています。
  • 戦略立案や執筆など難しい仕事が、大いに進む

  • ストレスが劇的に軽減し、心が安らぐ

  • 時間の無駄(生産性の低い会議など)に我慢ができなくなり、集中しようとする

  • 有意義なこと、楽しいことに、大いに粘り強つなる

マルチタスクをやめるためには、チャットやメッセンジャーの常時立上げをやめ、本当にリアルタイムに共有するべきことだけを選んだり、家族や恋人と一緒の時間を楽しむ時には携帯電話の電源を切っておく。戦略を練ったり、執筆に集中する時にはオフサイトで自然の中で日常から離れて、集中的に時間を投下する。または早朝5時に起きたり、スポーツしている時は遮るものは何もなく1つのことに集中できます。

先月、私が取り組んでいる新規事業で、社内SNS"Co-Work(コワーク)"というサービスの有償版をリリースしました。戦略を練る時には、開発責任者と2人で1週間近くこもり、これまで取り組んでいた別の事業は兼任するのではなく完全に離れて"Co-Work(コワーク)"だけに集中し、メッセンジャーはほとんど使わなくなりました。

ここ数ヶ月間、そういう仕事の仕方をしていると本当に仕事に集中できるし、生産性が高まっていることを実感します。"Co-Work(コワーク)"という社内SNSも、コミュニケーションを取るサービスなので、チャット機能が欲しいという声を頂きます。けれどもチャットはリアルタイムなコミュニケーションが取れる一方でIQを下げ、生産性を下げるリスクもあるため、チャットをメインとするサービスにするつもりはありません。

気が付いたらマルチタスクという名のスイッチタスクをしてしまい、疲れ果てていることはありませんか?ITや技術の進歩は、日常生活や日常業務をより豊かに生産的にするために活かすのは良いですが、コントロールされないように気を付けましょう。

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