コロナ禍で働き方が変わり、社員同士の接する機会が減っている。船井総合研究所HRD支援部リーダーの安田聖さんは「コミュニケーション不足を補うために社員面談の重要性が増している。面談のやり方一つで、職場の雰囲気や社員のパフォーマンスが大きく変わる」という。船井総合研究所のウェブメディア「社長online」から“社員面談の極意”を紹介する——。
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職場のコミュニケーション不足を補う“社員面談”の極意
コロナの影響で在宅勤務が増えた会社も多いでしょう。また、「働き方改革」により労働量の総量規制がかかり、リモートワークだけではなく、働き方や、働き方の変化によって社員との接し方が大きく変わっているという外部環境の変化があります。
そのような状況下で多くの上司が悩んでいるのは、このコミュニケーションの絶対量が減ってしまうことです。
リモートワークだと隣で仕事をしている時とは異なり、他愛のない話や、日々起こる疑問の解決もなかなか難しくなり、多くの上司や経営者が悩まれていることでしょう。
部下に手間暇かけて教育することが物理的に難しくなっている現状があり、OJT、現場教育の時間が圧倒的に減少しています。さらに在宅やリモートワークだけではなく、働き方自体が変わってきていますので、自然にコミュニケーションを取ることも難しくなっていると言えます。
船井総合研究所の『社長online』（画像をクリックすると、同サイトにジャンプします）
そのため、コミュニケーションを取る時間を強制的にでも作っていかないと、コミュニケーションというものが生まれなくなっています。
その1つとして、面談の重要性が増しています。
とにかく何でも面談をすればいい訳ではありませんから、より短い時間でも高いコミュニケーション効果をしっかりと得られるような面談にしていく必要があります。
面談の必勝法「相手に7割話してもらう」
きちんと面談を行うことができれば、間違いなく部下の成長にもつながり、信頼関係が生まれます。理解度が向上して、モチベーションアップにもつながっていきます。「いい組織」と呼ばれるような会社は、間違いなく面談が上手です。
面談が上手とは、1対1だけではなく、部下と上司の人間関係、信頼関係が構築できていて、だからこそコミュニケーションが円滑に進み、仕事がうまく回り高いパフォーマンスを生み出すことにつながります。いい面談は組織の風土改革にもつながります。
面談の必勝法は「相手に7割話してもらう」です。
皆様が普段されている面談で、7割話してもらっているか振り返ってみてください。実際の面接のほとんどは逆で、上司側が7割、下手をすれば8割、9割喋っていて、面談される側は聞いているだけです。
面談だけではなく、ミーティングや会議も、やはり自分たちが主体的に発言している量が多いと、その会議、面談、ミーティングの自己満足度が高まっていきます。
話してもらうことで、まずはこの時間が有意義なものだったと感じてもらう。そして、話してもらうことで、対象者のことを理解できます。
面談する側は、事前準備を軽視してはいけない
これまでの面談で自分が7割話していたという方は、7割話してもらえるよう、面談の形を変えるよう試みてください。
相手に7割話してもらうためには「最近どうだ？」といった投げかけだけでは不可能で、事前準備が必要です。具体的には、相手を知ることです。相手を知らないと、こちらの質問が推測や的外れなものになってしまいます。
以下のチェックリストはすべて答えられるようにしておきましょう。
面談の対象者は、部下やメンターなどかもしれませんが、そこに対するチェックリストとして左のパーソナル部分があります。
あとは右側です。最近頑張ったことや力を入れていること、楽しいこと、ストレスを感じること、目標などもしっかりと把握しておきます。仮に把握できていなくても、事前にこれらの項目を書き出し、わからないことは聞いてみるのです。
いわば、営業活動とも同じです。商談に臨む前に顧客情報やニーズをできるだけ集めるように、面談でも相手のことをできるだけ知る努力をします。
部下の本音を引き出す10のポイント
その上で、本音を引き出す対話術の10個のポイントをお伝えします。面談終了後に振り返って、出来たことと出来なかったことをしっかり把握し、改善していきます。この繰り返しがいい面談につながります。
まず、①から。いきなり本題に入らないのが1つのポイントです。
部下からすると、上司との面談は一定の緊張感があるもの。その状況下で、いきなり本題に入って「最近の仕事ぶりはどうなんだ？」や、「何か悩んでることあるか？」と聞いても、本質的な答えや本音は出てきづらいものです。
1時間の面談であれば、5分から7分ぐらいはアイスブレイクでたわいのない話から入っていただくのが大事です。
また、ここでも1つポイントがあります。言い方はよくないと思いますが、意図がわからない雑談や無駄話を極端に嫌い、アイスブレイクを「そんなこと話す意味ありますか」と言うような世代もいますから、無駄話ではないと意図を伝えてあげるようにしましょう。
質問には「オープンクエスチョン」と「クローズドクエスチョン」があります。簡単に言えば、イエス、ノーや、AorBで答えられない質問がオープンクエスチョン、AorBやYESorNOであえて答えられるのがクローズドクエスチョンです。
クローズドクエスチョンのメリットは結論をすぐに出してもらえることです。しかし、面談とは速やかに結論を出してもらうような場ではありません。
「最近どう思っているの？」「どんなことをやってみたいの？」など、向こうの発言量が多くなるような質問をするほうが、話させる面談という意図に合致します。
聞いていると、「なんだこの話は」と思うことがたくさん出てきますが、話の内容ではなく、多く発言させることを1つの着眼点としてください。
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