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「テレワークだから沖縄に旅行する」はアリかナシか、コンサルタントの結論

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「たった一人の社員の行動」で判断するのはもったいない

「緊急事態宣言の最中、テレワーク中の社員がなんと沖縄旅行に行っていた!」

若い男がビーチでラップトップ
※写真はイメージです - 写真=iStock.com/Nadezhda1906

こんな事実が発覚したら、あなたはどう思いますか? これは、とある大手企業で実際にあった事例です。その企業は「やはりテレワークはダメだ」ということで、全員出社することが基本方針となったそうです。何千人もの社員がまた満員電車をつくる原因になってしまったと思うと残念で仕方ありません。

そもそも、テレワークは何のために始めたのか。仕事の目的は何なのか。テレワークをやってみて、良かった点と改善点が必ずあったはずです。個人レベルから組織、社会レベルでも、思いがけないメリットとデメリットがあったに違いありません。それを客観的に振り返らずに、一人の社員の一見常識がないと思われるような事例で、「やっぱりテレワークはダメだ」と、結論づけるのはもったいないことです。

サボる人は、出勤してもサボる

内勤でも外出が多い仕事でも、仕事をサボる人はどうやってでもサボります。また、一生懸命働いても成果が出にくい人もいます。テレワークで仕事をすることにより、できる人にはよりスポットライトがあたり、できない人やサボっている人もある程度浮き彫りになったのではないでしょうか。

今までの近くで管理職が見ている環境ならば、何となく平等に評価されているような気もしますし、周囲の人が頑張っているのか頑張っていないのかは、なんとなく見えていました。それが、テレワークになった瞬間、仕事のアウトプットがすべてになりました。今まで仕事ができると思っていた人がそうでもなかったとか、仕事ができないと思っていた人が実は裏方として仕事を支えていた、などと職場の人を見る目が変わったかもしれません。

多くの企業では、緊急事態宣言を受けて、突然テレワークを始めました。組織も働く側も、何が許されて何が悪いのかという基準がなく、正解は手探りだったのではないでしょうか。

そこで、大切なのは「3つのR」を可視化すること。「ルール(Rule)・ルート(Route)・リスク(Risk)」という3つの要素です。

「沖縄でテレワーク」はOKかNGか

まず、テレワークを新しい働き方として正式に導入するのであれば、基本的に守るべきルールを明確にすべきです。たとえば、先ほどの沖縄の例についても「テレワーク=遠隔で仕事をすること」と理解した社員が沖縄でもオンラインになれるし、仕事もできると思っていたのであれば、テレワークの定義からは外れていないため、自己解釈上はOKなわけです。

一方で、テレワークの「ルール」として以下のような項目が含まれていたとしましょう。

・基本的にテレワークは在宅勤務を基本とする。

・業務命令として、緊急対応の場合には、通勤時間+30分で出勤できること。

・個人的な理由により上記が難しい場合には、事前に勤務場所を上司に報告しておく。

・ネットワーク環境や携帯電話による回線状態が良好であることをテストしておく。

・使用するパソコンやその他の通信機器は、会社支給のセキュリティ対策が万全のものとする。

このように明記されていたとしたら、恐らく、今回の沖縄への旅行はテレワークという範囲で許されるものではないと判断がつくでしょう。また、それを押してでも沖縄に行けばルールに反していることになるため、何らかの罰則が科せられてしかるべきです。

コアタイムを短縮した代わりに「昼礼」の時間を作った

最初から100点のルールを作るのは無理です。政府ですら、朝令暮改の方針転換があるわけですから、企業や組織であればなおのこと。とりあえず、70点程度のルールをつくり、後から付け加えたり、改定したりしながら完成度を上げていく姿勢が必要です。

ルールの完成度を上げていった企業では、こんな例があります。

今まで、フレックスのコアタイムが10時~16時だった企業が、テレワーク導入時に、コアタイムを13時~15時に変更しました。それにより、時差出勤の自由度が増しました。ところが、チームで揃って会話がしづらい状況になったため、毎日13時半から、朝礼の昼版である「昼礼」を導入することを決めたのです。ランチ後は集中しづらい時間帯なので、集中した作業に充てるよりも仕事の進捗確認や相談タイムに充てたところ、業務の横連携がしやすくなり、コミュニケーションがよくなりました。

コミュニケーションの「ルート」と仕事プロセスの「ルート」

次の「ルート」には、2つの意味があります。コミュニケーションの道筋としての「ルート」と、仕事のプロセスとしての「ルート」です。

リアルでの仕事の場合には、なんとなく曖昧になっているコミュニケーションのルートですが、テレワークでは、「誰にどんな順番で伝えるのか?」は意外と大切です。職場では、物理的に近い席にいる人から入ってくる話が、知らず知らずのうちに重要な情報源となっていたかもしれません。テレワークでは積極的に取りに行かなければ、その情報は入ってこない可能性があります。

また、仕事のプロセスも改めて見直しおかなければ、職場でリアルに相手が見えなくなることで、抜け漏れが発生する場合もあります。

特に、紙ベースの書類などは、現物があるからこそ作業の流れが見えますが、オンラインになったとたんにプロセスが崩れて、ミスや工程漏れが起きがちです。思い切って業務を改善するチャンスにもなるので、これを機に、仕事上の関係者へのコミュニケーションのルートと仕事のプロセスのルートを整理して可視化しましょう。

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