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マルチタスクを支える6つの原則

おはようございます!田中です。
最近、マジコウのお仕事や業務委託として受けているお仕事、ほかにも個人でやらせていただいている様々な仕事など・・・
気付けば、ひとつの組織やタスクに集中するのではなく、色々な場所に足を運んで「マルチタスク」に向きあっています。

もともとひとつのことに集中してやる方が得意なので、例えば音楽を聞きながら勉強なんて絶対できないし、別の作業を同時進行で、なんていうこともすごく苦手でした。

しかし、そんなことばかり言ってられない!
マルチタスクが苦手、なんて言い訳もしていられない!

・・・というわけで、本日は私も現在実践中でもある、最近読んだハーバード・ビジネス・レビューに掲載されていた
プロフェッショナルの超仕事術「マルチタスクを支える6つの原則」
というのを、皆さんにもシェアさせていただきます。

Harvard Business Review (ハーバード・ビジネス・レビュー) 2012年…/ダイヤモンド社

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マルチタスクを支える6つの原則

まず、今回の特集で紹介されていた6つの原則をご紹介します。

  1. 己の比較優位を理解する
  2. 肝心なのは費やす時間ではなく、生み出す成果である
  3. まず考えよ。読んだり書いたりするのは二の次である
  4. 準備はするが、変更をいとわない
  5. 部下に自分の場所を持たせる
  6. 何事も短く簡潔に

まず、自分の優先事項をきちんと整理するところから。
ここでのポイントは、自分が得意なものに焦点をあわせるのではなく、「◯◯という立場である自分にしかできない役割は何か」ということを基準に自分の中の優先順位をつけることが必要とのこと。

実際私も、できることからやってしまおうとか得意なことからやってしまおうとしていましたが、本当にマルチタスクの中で周りの人をリードしようと思うのであればまずは自分の立場から振り返り、その上で、自分じゃないと処理できない問題から着手すると決めておく。
そうして確実にタスクを潰していくことで、時間ではなく成果に注力できるビジネスパーソンになれるのかも。

更に私が興味深かったのは、原則4の「準備はするが、変更をいとわない」というもの。

ここに関しては皆さんも「なるほど」と言葉としては納得かと思いますが、具体的にこんな風にすると良いというテクニックも紹介されていました。

前夜のうちに翌日の準備を整えておくことをお勧めしたい。
スケジュール表の項目一つひとつを見ながら、その際ケリをつけたいことを二言三言書いていく。

また、片付けなければならないことを優先度の高い順に書く。
一日の終わりに、終わらせたことをチェックし、これからやるべきことを決める。


一日の予定をびっしり埋めておくのではなく、上記のようなステップで片付けられなかったことやケリをつけられなかった案件についてすり合わせるための時間をしっかりと毎日最低1時間はつくっておく。

実はそうすることで、同時進行中の沢山のタスクのそれぞれの問題を一気に翌日に引き継いでしまうような問題が解消されるというわけです。

ケリをつけたいことを決める 

今日の打ち合わせのゴールは◎◎です、と決めることの大切さは、2時間3時間、平気で続く打ち合わせにうんざりしているうちにようやく気付きました。 (笑)

そしてかなり前になるのですが、インカレゼミの学生さんに呼び出されたときに彼女が私に見えないところでこそっと持っていたメモがありました。

そこに書かれていたのは「田中さんと話したいことリスト」
彼女が今問題に思っていることや、これだけは知りたい!ということ、短い時間の中できちんと多くの収穫が出来るように、まとめてくれていました。
こんなメモを作っていただけることを恐縮にも感じましたが、何より彼女の私に対する敬意のようなものを感じて、はっとさせられました。

リンク先を見る

自分は人と話すときに、「大切な時間を分けていただいている」という感覚で毎回ちゃんと臨めているのだろうか?と。

ちょっとしたことですが、そういった習慣で自分の頭の中の整理やまとめもできるし、相手の時間も有効に使うことができる。
もちろん全ての任務をクリアすることが目的なのではなく、こうすることで相手と気持よく仕事ができるというわけです。

そう考えると、今回テーマとして掲げた「マルチタスク」も、それが良いとか悪いとかの話ではなくて、マルチタスクという状態の中でも、どうすれば仕事する相手と 信頼関係や協力関係を維持することができるか?に裏の意味があるのかも知れません。

最後まで読んでいただき、有難うございました。

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ブログ「毎朝8時の”使える経営学”」は、アマチュア実業家である私が「経営学から学ぶ生きるヒント」を発信し、経営学を使ったキャリアデザインを実現するために、毎朝8時に年中無休で更新しています。

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初めて読んでいただいた方は、私と問題意識をシェアするためにも、是非一度、こちらの記事をご一読ください♪

今後とも、応援よろしくお願いいたします!

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