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育児と仕事を両立させる女性のための、クラウド活用3つのポイント

6月8日にコクヨ株式会社の品川オフィス屋上にある「エコライブオフィス品川」というスペースで、未来の働き方のヒントを探るフューチャーセッション『クラウドツールはどのようにチームの働き方を変えるのか?』というイベントが開催されました。

チームのコラボレーションを研究するサイボウズ式としては、見逃せないこのテーマ。その中で実践紹介として披露された、サイボウズ株式会社 ビジネスマーケティング本部 山口ほだかさんによる「クラウドツールはどのようにチームの働きかたを変えるのか?」というプレゼンをご紹介したいと思います。

クラウドなら育児で限られた仕事時間を効率化できる

「出社して仕事ができる時間は、毎日10時から17時のきっちり7時間、そのうち1時間は昼休みなので、正味6時間しかありません。」
そんな限られた時間の中で、一緒に働くメンバーに迷惑をかけないようにするためには、クラウドツールが必要不可欠な状態になっていると山口さんは言います。

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サイボウズ株式会社ビジネスマーケティング本部の山口ほだかさん

「育児をしながら仕事を続けたい女性は、会社の同僚や取引先など、みなさんの身近にいるはず。そういった人たちがどうやって仕事をしていきたいと思っているのか、仕事をしている時に何を不安に思っているのかの参考になれば」と、働く女性の視点からクラウドツールを活用した効率的な働き方を紹介してくださいました。

山口さんは新潟県出身、ご主人は長野県出身で典型的な核家族。近くに頼れる人がいないため、子供を保育園に預けないと仕事に復帰できない環境です。2008年12月から産休に入り、2010年4月に復職しました。

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現在は『kintone』のプロモーションディレクターとして、広告宣伝・販促制作・キャンペーン企画・顧客コミュニケーション・サイト運営・指標管理などを担当されています。

山口さんが所属するkintoneのチームは10名ちょっと。その中でプロモーション担当は、山口さんと後輩の2名体制だそうです。実際に仕事をしていく中では、全社的なプロモーション担当部署であるソーシャルコミュニケーション部の20名弱のメンバーとも関わるため、山口さんが社内でコミュニケーションをとるのは20名〜30名の間になります。

自分のせいで仕事を止めたくない

「1日のタイムスケジュールの中で、自宅に帰ってから仕事のできる時間があるかというと、ほとんどない」と語る山口さん。

19時に帰って子供をお風呂に入れて、ごはんを食べさせて、明日の準備をして、残った家事をやって…。そういった現状で仕事をしていて、何が一番嫌かというと『自分のせいで仕事が止まってしまうこと』だそう。

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山口さんは取引先とのプロジェクトリーダーとして数千万円規模の広告出稿を担当しているので、会社だけでなく社外の人とのコミュニケーションも欠かせません。

「私が10時から17時までしか会社にいられないせいで仕事が止まってしまうということが非常に発生しやすい状況。これをいかになくすかというのが、私が働いている中で、一番大事にしていることです」。

1)新着情報チェックは行き帰りの電車で済ませる

山口さんが毎日処理しないといけない件数は、社内業務で使っているクラウドグループウェア「Garoon」の中で、メッセージが10件、全社的な掲示板が10件、会議の議事録や往訪履歴が5件、ワークフロー、プロジェクト単位のディスカッションも合わせて全40件。それ以外にも、社外とのやりとりで使っている「サイボウズLive」で20件くらいと、合わせて60件にものぼります。

そこで最も助かっているのは、スマートフォンアプリ。

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毎朝処理しないといけないメンバーの日報や確認系のものは、すべてこのアプリを使って読んでいるだけでなく、ちょっと返事をすれば良いだけのものは後回しにして残しておき、帰りの電車に乗ってから対応しているそうです。

「新着チェックを朝10時に出社してから処理していると、午前中がすべて潰れてしまう。 メンバーの日報や確認系のものは、“娘を保育園に送る時間”と“娘を保育園に迎えにいく時間”の各70分を利用して、電車の中で処理するようにしています」(山口さん)。

2)「会社に行かないと何も出来ない」を無くす

コミュニケーションツール以外にも重要な役割を果たしているのが、個人のファイル管理やメモ帳として利用している『Dropbox』と『Evernote』だと語る山口さん。

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“会社のPCにダウンロードした資料があるのに”とか、“あの会議のメモ、会社のPCにあったのに”といったことにならないよう、デスクトップに何も保存しないことを徹底されているそうです。

3)SNSでのプライベート共有がメンバーと気持ちをつなげる

「私は毎日17時に帰ってしまうので、“納得のいく結論が得られるまで、業後もディスカッションを続ける”とか、“夜、みんなで食事に行く”というような普通の社会人であればよくある『お付き合い』が出来ません。そのため、どうしてもチームメンバーとの関係性が浅くなってしまいがちなのですが、そこをFacebookが補ってくれることに気づきました。
私がFacebookにアップする子供の成長記録を見て一緒に喜んでくれたり、子供が病気だとポストしたときはメンバーも心配してくれたりして。つながっているという安心感があります。」(山口さん)

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「そんな風に仕事をさせてもらって3年目に入りますが、クラウドで仕事ができるので、ライフスタイルが変わっても、変わらずに働き続けることができています。ライフスタイルが変わって、“残業がどうしてもできなくて、みんなの足を引っ張ってしまうから、仕事を辞めた方が良いんじゃないか”と思ってしまう人もいると思いますが、そういった不安を払拭してくれるのがクラウドなんだと思います」と山口さん。

「今後ライフスタイルが変わっても、私みたいに働き続けることができるんだということを後輩に見せていきたい」と語り、プレゼンを締めくくりました。

最近では共働きの家庭も一般化し、待機児童の問題も残る中、育児と仕事の両立に不安を抱える人は数多くいらっしゃると思います。また、育児だけでなく、介護や災害など、仕事を最優先にできなくなるライフスタイルの変化は、誰にでも起こりうることです。クラウドを活用することで、そうした人たちの道が開け、もっと自由な働き方ができるという明るい未来を、山口さんは見せてくれたのではないでしょうか。

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