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Gmail使いこなせてる?ビジネスシーンでも今すぐ使える「3つの新機能」 この新機能、どうやったら上手く使えるの? - 山口 真弘

 無料のメールサービスとして、すっかり定番となった「Gmail」。特にAndroidスマホのユーザは、初期設定にGoogleアカウントが欠かせないこともあり、Gmailのアカウントもひとつは所有しているのではないでしょうか。

【写真】「Gmail」を今日から使いこなす3つの新機能

 登場した直後は、強力なスパム防止機能で注目を集めたGmailですが、近年はこれだけにとどまらず、便利な機能が続々と追加されています。特にここ1~2年ほどは、デザインや操作性の変更とともに、見逃せない新機能もいくつも追加されています。

 今回はその中から、日常で使える実用的な3つの機能を、その具体的な使い方とともに紹介します。

(1)夜に作成して自動で朝に送信!「送信日時を設定」機能

「送信日時を設定」機能は、その名の通り、日時を指定してメールを送信できる機能です。機能自体はとくに目新しくありませんが、一般的なメールアプリケーションであればアプリを起動させておかないとメールが送信されないのに対し、ウェブメールであるGmailは画面を閉じてもきちんと送信が行われるのが利点です。

Gmailのスマホアプリの場合、右上の「…」をタップすると「送信日時を設定」オプションが表示されます

 作成から時間を置いて送信するケースとしては、海外とやり取りしている際に、夜間に送ると迷惑なので現地時間の朝になってから送信するなどの用途が考えられます。このほか、利用しているブログに予約投稿機能がない場合、メール投稿と組み合わせれば予約投稿を実現できます。時刻を指定してのメルマガの配信にも便利でしょう。

 これ以外では、リマインダ的な用途も考えられますが、自分宛てに時間をずらしてメールを再表示させるのであれば、これも新機能であるスヌーズ機能を使ったほうがよいでしょう。他の人に対するリマインダであれば、活用のしがいはありそうです。

 ちなみにこの「送信日時を設定」機能は、Gmailの機能のひとつである、外部のメールアドレスを使ってメールを送信する機能とも組み合わせられますので、Gmail以外のメールアドレスを使っての予約送信も可能です。工夫の余地が広いので、ぜひ試してみてください。

(2)パスワード流出を防ぐ「情報保護モード」を使おう

 情報保護モードは、最短1日~最長5年までの範囲でメールの有効期限を指定し、それを過ぎるとメールの転送やコピー、印刷などを不可能にしてくれる機能です。Gmail以外のメールアドレスに転送して開くと、Gmail上で開いて閲覧するためのリンクだけが表示され、本文は非表示になるなど、なかなか手の込んだ機能です。

 この機能、有効期限は最短1日とあまり小回りが効かないように見えますが、実は手動での操作にも対応していますので、相手にパスワードを送ったあと、相手が開封したことを確認した段階で、メール本文を非表示にするといった使い方ができます。メールそのものが削除されるのではなく、本文だけが閲覧できなくなるのがポイントです。

 このほか、将来的に黒歴史となりそうな恥ずかしいメールや、公開されてしまうと物議を醸しそうなメールについては、この「情報保護モード」で有効期限を付けておくことで、人生を棒に振らずに済むかもしれません。ただしその前にスクリーンショットを撮られてしまうと意味がありませんので、その点だけは理解した上で使ったほうがよさそうです。

(3)買ったものが一目でわかる「お支払いと定期購入」でリスト化

 最後に紹介するのは、インターネット上での買い物の履歴を、Gmailを使ってリスト化する機能です。正確にはGmailそのものの機能ではなく、Gmailを用いたGoogleアカウントの機能という位置づけになります。

 これはECサイトで買い物した後に届く注文履歴メールを、Gmailで受信するようにしておくと、それらに記された商品名や注文日などの情報がリスト化され、一覧で見られるようになる機能です。ECサイトだけでなく、メールで注文履歴が届くほとんどのショッピングサービスに対応します。

 これを見れば、自分がどれだけ買い物をしているかが一目瞭然になるほか、届いていない品物がないかもすぐにチェックできます。どうせなら金額も一覧表示してくれれば、無駄遣いの防止になるほか、CSVファイルで出力できれば確定申告の時にも便利そうですが、いまのところはそのような機能はありません。

 最近になって存在が知られるようになったこの機能、項目を削除するには注文確認メールごと削除しなくてはいけないなど、全体的に荒削りな点が目立ちます。またGmailを使っている限り機能を無効化することができず、現段階ですでに過去数年分のデータが蓄積されていることについては、気味が悪いとの声もありますが、機能自体が便利なのは間違いありません。

 現時点でのリストは、以下のリンクから確認できます。Gmailを使っている人は、自分のリストがどのようになっているか、チェックしてみてはいかがでしょうか。

https://myaccount.google.com/payments-and-subscriptions

(山口 真弘)

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