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新入社員が一目置かれるために身に付けたいスキル5選 - 榊裕葵(社会保険労務士)

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この4月から新社会人としてスタートを切った方々は、期待と不安を胸に、新たな一歩を踏み出していることと思います。

どのような業種や職種に就職したかによって、身に付けるべきスキルは様々でしょう。しかし業種や職種に関わらず、必ず身に付けておいたほうが良い基礎的なビジネススキルがあります。

本稿ではそういったビジネススキルの中から厳選して、筆者が特に重要と考える5つのスキルを紹介します。これらを身に付ければ上司や先輩に評価され、同期の中でも頭1つ抜きんでることができるでしょう。

■1.電話・来客対応
落ち着いて電話や来客の対応ができるだけで、上司や先輩からの印象はとても良くなります。新入社員がたどたどしく電話に出るのは4月のオフィスの風物詩かもしれません。ただ、そんな中で堂々と電話対応や来客対応ができると「お、あの新入社員はしっかりしているな」という印象を与えることができます。

堂々と電話や来客対応をできるようになるためには次の3つのことを心がけてください。

第1は話すこと自体の訓練です。家族や友人に付き合ってもらって電話を受ける練習をしたり、大きく苦手意識がある場合は自己投資として接遇研修を受けたりするのも良いでしょう。

第2は自社の組織図や社内の人の名前をいち早く覚えることです。突然の電話や来客であっても、どの部署の誰宛か頭の中でイメージできれば落ち着いて対応することができます。

第3は自社の社史、商品、ビジネスモデルなどをしっかりと勉強することです。新入社員研修などでも一通りは教わるかもしれませんが、ホームページやカタログにしっかり目を通したり上司や先輩の話をよく聞いたりして、深く理解するよう努めてください。上司や先輩宛の電話をとって伝言を頼まれる場合でも、固有名詞などがチンプンカンプンな場合と、理解しながら相手の話を聞けるのとでは、伝わりやすさが全く違います。

■2.名刺の整理術
社会人になると少なからずの人と会い、名刺を交換します。貰った名刺を名刺入れに入れっぱなしにするのは論外ですが、無造作に名刺ファイルに挟んでいるだけでは誰が誰だか分からなくなってしまい検索性もありません。

上司から「こないだ一緒に訪問した○○様のメールアドレスを教えてくれないかね」と言われたときにサッと回答ができる方が好印象です。

名刺の整理は大したことのない話に見えるかもしれませんが新入社員の大事なスキルと心得るべきです。

整理を心がけなければならないのは、名刺に限ったことではありません。ファイルや書類が机の上に山積みになっていたり、パソコンのデスクトップがアイコンだらけになっている人は要注意です。見た目の印象も良くないですし、上司から「あの書類を見せてほしい」と言われたときすぐに対応できるかどうかで印象は真逆のものになります。

■3.パソコンの操作
主に事務系の職種の話になりますが、パソコンの操作が早いか遅いかで仕事の効率に大きな差が生じます。

経理部の仕事であれば、経費のデータを会計ソフトに入力したりエクセルで財務分析の資料を作ったりするでしょう。そのようなとき、キーボードの入力スピードや、ワード・エクセルでショートカット(例:「Ctrl+A」で全範囲を選択)を使えるかといったことで、仕事をこなせるスピードは天と地ほど異なります。

たとえ簿記1級の資格を持っていたとしても、アウトプットが遅ければ、会社では評価されません。資格や専門知識を持っているにも関わらず、パソコン操作が遅いために、その資格や知識に見合った評価を受けられないというのは非常にもったいないことです。

ですからパソコンを使う仕事に従事する新入社員の方は、書店でワードやエクセルの本を買ったり、パソコンスクールに通ったりして、パソコン操作を得意になってください。

パソコンを得意になると、専門知識や実務経験ではかなわない上司や先輩から頼りにされ、職場で一目置かれる存在になれるチャンスもあります。

もう1つ補足すると、メールの文面を作るスピードが遅いのも致命的です。1つのメールを作るのに30分も1時間も時間をかけるべきではありませんし、視野が狭くなってメールを作ること自体を仕事と勘違いしてはいけません。本を読んでビジネスメールの文書の作り方を学ぶとか、メールソフトのテンプレート登録機能を利用して時間短縮を図るなど、素早くメールを処理するスキルを身に付けることが必要です。

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