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大学の歴史的事務体制の罪

国立大学の事務に関して痛感することがある。常勤教員だった頃は、嫌がらせが嫌なので書かなかったが、今は書いたとしても問題が少ないだろうというので、書いておく。何かと言えば、年度末の経費処理である。

年度末、つまり3月末が近づくと、「年度内の経費の処理はいついつまでに」とのお達しが来る。今日も、「年度末のために3月の勤務表の提出が12日まで、今月の出張予定があるのかどうか確認したい」とのメールが届いた。事務からのお達しを受け、秘書というか庶務をしてくれている某NKさんからの連絡だった。

図書の購入についても厳しい。常勤教員の頃、いついつまでに購入申請を上げてほしいとのメールが12月頃に届いていた。海外からの書籍の取り寄せは厳しかった。

当時は、「1月から3月にかけて、おちおちしてられへん」、「要するに研究や教育活動を控え、冬眠せえということか」と思っていた。民間の経理処理を知っていれば、浮世離れしているのが国立大学の事務である。

僕が某N社に入社し、配属されたのが財務課という部署だった。決算処理に関係していた。赴任したのが4月中旬で、ゴールデンウイーク前後は決算処理の最盛期たった。そこで初めて知ったのだが(今となっては当然ながら)、前年度である3月末までの伝票の処理と、4月以降の新たな伝票の処理とが同時並行的に進められていた。1974年だから、45年前である。

それから45年後の国立大学では、そういう同時並行処理をしたくない(できれば例外処理にしたい)がために、年度末の教員の活動に対して制限を設けているとしか考えられない。「同時並行処理ができない」とは、さすがに考えられないが。

一方で、「年度末の経費処理を適切に行え」、「科学研究助成金などの外部資金は、申請した分をちゃんと年度内に使う計画かな」と指導メールが来る。

思い出したのは、その科学研究助成金を(それもかなりの金額を)、ある年の10月にもらったことである。実際に使えるのは11月頃からだった。で、12月、年度内経費処理の期限に関する第一報が大学の事務から通知される。「ええ、何やこれ、珍百景」的な気分になってしまった。関東弁で「ナニコレ 珍百景」だったか。おかげで、もらった資金を使うのに相当苦労した。

思うに、こういう国立大学の事務体制があるからこそ、「年度内に資金を使ったことにしとこう」、「その資金を業者にプールしといてもろたらええな」、「プールした資金は翌年度にじっくり使えばええやん」となったのかなと思っている。

そんな研究費の不正使用が新聞記事になったこともある。主たる原因は、もちろん研究費を使う側にあるのだが、大学の事務体制が無関係かといえば、必ずしもそうでないだろう。そう思っている。

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