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新宿区の決裁の電子化状況は約8割!紙文化脱却とペーパレス推進へ


こんばんは。新宿区議会議員の伊藤陽平です。

決裁の電子化について代表質問を行ったので、ご報告させていただきます。

茨城県で決裁の電子化が100%に近い水準で達成されたことが注目を集めました。
決裁とは上司が申請等に対する可否を決めることであり、茨城県では書類にハンコを押すことで進められてきました。

一方で、以下のような記事もあります。

ハンコ消えた?茨城県の改革に賛否 「実態は紙のまま」:朝日新聞デジタル

また、記事内では、茨城県庁で紙文化がまだ残っていることが紹介されていました。
紙をスキャンすることで、電子化の対応を行う場合は、さらに負担が増えます。

ペーパレスは大切ですが、新宿区でも紙で処理しなければならない場合、あるいは紙で処理した方が効率的な場合もあるため、バランス感覚が求められます。

伊藤 決裁の電子化に関する達成度を教えてください。
また、決裁の電子化のシステムが導入されている場合でも、紙が必要な理由があればお聞かせください。

吉住区長 文書・財務・庶務事務システムによる決裁の電子化の割合は、約80%となっており、事務の効率化及びペーパレス化に寄与しているものと考えています。
また、契約書や大きな図面、ページ数の多い資料を添付する場合など、業務の性質上必要がある場合、あるいは事務処理の効率化の観点から号率的であると認められる場合は、紙によることができることとしています。

多くの書類を作成する際に、コンピュータが用いられています。
しかし、最終的に紙で印刷をすることを前提に書類作成が行われているが、決裁の電子化を進める上でもハードルになっています。
新宿区役所では、効果を十分に検討した上で、電子化を進め、優れたパフォーマンスを出しています。

今後の課題として、モバイル端末等を用いて庁舎外で決裁が挙げられます。
一部の自治体では庁舎外の決裁も導入が行われていますが、効果を見極めながら議論を進めてまいり、あす。

それでは本日はこの辺で。

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