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ミーティングは約束時間の何分前に行くべきか?

アポイントメントを取って、仕事上のミーティングを行う時、どんなタイミングで行くべきなのか。会社員として仕事をしている時は、いつも気を遣っていました。

例えば、朝一番の9時や10時といった訪問予定の場合は、時間より1から2分遅れてコンタクトするようにしていました。これは、先方も出社したばかりで、慌ただしい時間帯ですから、早く行ってしまうと歓迎されない可能性があるからです。

午後一番の時も、同じように少し遅れていくようにしていました。お昼休みが13時までという場合、12時55分に来られては、休み時間が短くなってしまい、迷惑をかけてしまうと考えたからです。

逆に、夕方の打ち合わせの場合は、時間に遅れないようにして、むしろ少し早めにコンタクトを心がけていました。遅い時間になると業務の終了後の予定が入っている人もいるはずで、早く帰りたいのに遅れて行っては、イライラさせてしまうかもしれないからです。

最近は、取引先の方がこちらに来てくれることが多くなりましたが、人によってコンタクトのタイミングが異なります。金融機関の人は時間に極めて厳格で、時間ピッタリにやってきます。恐らく5分前には到着し、時計で正確な時間を確認しているのだと思います。

不動産会社の方は、時間にはあまり厳格ではありません。数分遅れて来るのが当たり前にようになっています。これが業界の慣習なのか、たまたま私のお付き合いしている方々がそういうタイプなのかはわかりません。

困るのは、予定していた時間の15分前、20分前に「早く到着してしまったから」と訪問してくる人たちです。こちらの予定が空いていれば、対応可能ですが、多くの場合は他の予定が入っていたり、別のやるべきことがある時間です。当初の予定時間まで、お待ちいただくことになりますが、こちらも焦ってしまいリズムが崩れてしまいます。

予定の時間の前後どのくらいでコンタクトすべきかは、相手のメリットを考えて決めることになります。想像力を働かせて、一番良いタイミングを考えるべきなのです。わずか数分の違いですが、コンタクトのタイミングには、その人の仕事に対するセンスが反映していると思います。

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※このブログは「内藤忍の公式ブログ」2018年12月23日の記事から転載したものです。オリジナル原稿を読みたい方は内藤忍の公式ブログをご覧ください。

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