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メールで損する"キラキラ署名"という地雷

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一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事/株式会社アイ・コミュニケーション代表取締役 平野 友朗

何気なく送ったメールが、実は上司や取引先をイラッとさせているかもしれない。ビジネスメールの第一人者が、ちょっとしたNGポイントを解説する。

■4割以上の人が不快なメールの被害者

私は、一般社団法人日本ビジネスメール協会の代表として、ビジネスメールの研修やコンサルティングを行っており、研修の回数は毎年100回以上に上ります。また、2007年から10年以上に渡り「ビジネスメール実態調査」を実施してきました。これは、仕事でメールを使っている人を対象に行っている、日本で唯一のビジネスメールに関する継続した調査です。

今回、『イラッとされないビジネスメール 正解 不正解』(サンクチュアリ出版)という監修書を出版するにあたり、「役職者たちはメールについてどう感じているのか?」を調べました。「ビジネスメール実態調査」の回答者から約1000社の役職者をピックアップし、再集計した結果、「過去1年間に仕事でメールを受け取り、不快に感じたことがある人がなんと4割以上もいたのです。

しかも恐ろしいもので、およそ78%もの人がその不快感を指摘しないのです。メールは対面や電話と違い、相手の表情や声色を読み取ることができないコミュニケーション手段。すなわち、相手がイラっとしていることに気づかず、何度も同じ過ちを犯す恐れが実に高いのです。

あなたが何気なく送ったメールによって、人間関係がギクシャクしたり、取引を考え直されたりすることがあるかもしれません。それがメールの怖いところです。ここでは、メールで相手に不快感を抱かせてしまいがちなNGポイントを、いくつか見ていきましょう。

 

■「目立ちすぎる件名」はNG

メールを受信した際、最初に見るのが件名です。メールの優先順位を件名で判断するという人もいます。ですから、わかりやすくて目立つ件名をつけたいものです。

ただし、目立つ件名であることは大切ですが、目立とうとしすぎるのは問題です。たとえば、件名の冒頭に記号をつける人がいますが、やりすぎるとおかしなことになります。

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たしかに、これらのメールは受信箱の中で目立つでしょう。しかし、メールマガジンやただの営業メールと誤解され、読まずに削除される恐れがあります。特に「★」や「♪」など、ビジネスの現場にはふさわしくない記号なら、なおさらでしょう。

もしも記号を使うなら、「【 】」「( )」「< >」などの記号を、特に重要な連絡の際だけ使ってみてください。たとえば、返信のない相手に同じ用件を再送する場合や、請求書を依頼するようなケースです。

【再送】提案書のご確認のお願い

<確認>6月12日(月)ご訪問時間について

(ご請求書発行依頼)6月納品分

目立つことと、悪目立ちすることの違いを押さえて、件名にうまく記号を使ってみてください。

■「キラキラ署名」は悪目立ちする

メールの最後には必ず署名をつけるのが相手へのマナーです。住所や電話番号を含んだ署名があれば、電話で折り返し連絡したり、書類を郵送したりすることがスムーズにできます。署名はネット上の名刺のようなものだと思って、名刺に書くのと同程度の情報を入れておきましょう。

署名のレイアウトにも注意が必要です。件名同様、悪目立ちをしてはいけません。「★」や「♪」を多用するなど、次のような「キラキラ署名」は避けるべきです。

▼キラキラ署名

☆.。:・★.。:*・☆.。:*☆.。:*・.。:*・☆.。:・★.。:*・☆.。:*☆.。:*・.。:*・☆
株式会社サンクア商事
営業部第一課 沢田優子

♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪
〒×××-××××
東京都千代田区神田×-×-× 柳田ビル5階
TEL ××-××××-×××× FAX ××-××××-××××
メール sawada@×××.com
URL http://www.×××.com
☆.。:・★.。:*・☆.。:*☆.。:*・.。:*・☆.。:・★.。:*・☆.。:*☆.。:*・.。:*・☆

たとえば、シリアスな話題のあとに、このような飾り立てた署名があると、「この人は真面目に仕事に取り組んでいるのだろうか」「状況を理解しているのだろうか」と仕事への姿勢を疑われてしまう恐れがあります。

レイアウトはシンプルイズベスト。「■」「▼」などの記号は最低限にとどめ、太い罫線で本文と区切るといいでしょう。あなたがもし「キラキラ署名」を設定しているなら、次のような「シンプル署名」に変更することをおすすめします。

▼シンプル署名

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株式会社サンクア商事
営業部第一課 沢田優子
〒×××-××××
東京都千代田区神田×-×-× 柳田ビル5階
TEL ××-××××-×××× FAX ××-××××-××××
メール sawada@×××.com
URL http://www.×××.com
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署名は宣伝スペースとして利用することもできます。商品の発売や、ホームページのリニューアル、店舗の開店時間や問い合わせ時間などがPR材料です。この取り組みは、会社全体で行なうと予想以上の効果を発揮するので、工夫してみる価値があります。

ただ、長すぎると読み手をイラっとさせてしまうことになりますから、署名と合わせて10行以内、多くても15行以内に収めるようにしましょう。

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