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仕事効率アップ! 机の上のレイアウトと文具

フリーランスライター 桃山透=文

机の上を整理しても、「なんとなく仕事がしにくい」「すぐに散らかってしまう」といった問題を抱えている人はいます。これではちょっとしたストレスになり、作業効率も下がってしまいます。ひいては、ムダな残業につながることもあるでしょう。

仕事をスムーズに進めるには、「作業動線」を考える必要もあります。これは、いくら見た目はきれいな机の上だとしても、自分が使いやすい位置に必要なものが置かれていなければ、ムダな動作が発生してしまうからです。また、使ったものを戻す習慣がつきにくくなるため、散らかりやすくもなります。

作業動線をよくし、作業効率をアップさせるには、まず机の上には厳選したものだけを置くようにしてください。さらに取りやすさと戻しやすさ、つまり「ムダな動作が発生しない」を基準に、ものの配置を決めていきます。今回は、作業動線をよくする方法についてだけでなく、どのような文具を使えばいいのかについても説明します。仕事のリズムがよくなり、いくらかムダな残業の改善にもつながるかと思いますので、参考にしてみてください。

「ムダな動作が発生しない」ものの配置の基本

作業動線の重要性といわれても、あまりピンとこない人もいるでしょう。このような人は、会社の電話機の位置を考えてみると、わかりやすいかもしれません。ほとんどの会社では、電話機を机の左端奥に置いていますが、これは左手で受話器が取りやすいからで、逆の位置だと、かなり違和感を覚えるかと思います。さらに作業動線をよくするには、電話機のそばにメモ帳とボールペンを置いておけば、電話をしながら、必要に応じてサッとメモできるようになります。

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作業動線を考えた机の上のレイアウト。

縦型ファイルボックスやペン立ては、机の右端の奥に置いてください。これだけでも書類や文具が、かなり取りやすくなります。さらにペン立てに入れるペンは、キャップ式のものでもペン先を下にしておくと、右手でペンを取って上下の向きを変えることなく、すぐにキャップが外せるため、ムダな動作が発生しません。なお、左利きの人の場合は左右を逆に配置します。

作業するスペースは机の手前側ですが、右側の端は、必要に応じて書類などを置く仮置きスペースとして使ってもかまいません。ただし、必要最低限のものだけを置くようにしてください。ほとんどの人が自席にパソコンを置いて仕事をしているかと思いますが、机の上をできるだけ広く使いたい人は、机上台を置くのも手です。パソコンのキーボード分、もしくはノート型パソコン分のスペースを有効に活用できるようになります。

よく確認する書類がある人は、机の上に透明のデスクマットを敷いて、そこに挟んでおくのもいいでしょう。ただし、気が散らないよう、1枚ものの書類を厳選してください。たとえば、その月の月間カレンダーや路線マップ、仕事を進めていくうえで重要なメモなどを挟んでおくと便利です。こうしておけば、引き出しや鞄から取り出す必要がなくなり、すぐに確認できるようになります。

「作業動線を最大限に活かす」便利な文具

作業動線を考えるだけでなく、作業動線を最大限に活かす文具も使えば、さらに効率的な仕事につながります。ここではお勧めの文具を紹介します。

まず縦型ファイルボックスですが、現在進行中の仕事のファイルのみを入れるようにしてください。多くの縦型ファイルボックスの横幅は10センチですが、「パソコンでほとんどの仕事をするため紙の書類は少ない」という人も結構いるかと思います。このような人は、横幅10センチのものでは、大きいと感じるかもしれません。

これらの人にお薦めなのが「ポリプロピレンスタンドファイルボックス・ハーフ 約幅5×奥行27.4×高さ31.8cm」(無印良品、販売価格は税別600円)です。従来の縦型ファイルボックスの半分の横幅なため、省スペース化になります。左から「未処理用」「一時保留用」の2つを並べて置いておくと、必要なファイルがすぐに見つかるようになります。このシリーズの縦型ファイルボックスは横幅が10センチ、15センチのものもありますので、ファイルの量が多い人にもお薦めです。

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作業動線がよくなる文具。「机上台<幅590mm・ロータイプ>」(下)、「オーガナイザー Life Module ミニ」(左)、「ポリプロピレンスタンドファイルボックス・ハーフ 約幅5×奥行27.4×高さ31.8cm」(中央)、「デスクペン フロス 0.7 BA65」(右)。

次にペン立てですが、よく使う文具は、できるだけ机の上のペン立てに収納しておくといいでしょう。サッと文具の出し入れができるようになり、引き出しを開け閉めする回数が劇的に減ります。

お薦めなのは、ペンはもちろん、ハサミや手帳、ノートなどの大きな文具、付箋やクリップ、消しゴムなどの細々した文具も収納できる「オーガナイザー Life Module ミニ」(ライクイット、アマゾン価格は税込964円)です。特に文具が迷子になりやすい人、仕事中に手帳やノートを見返すことが多い人には便利かと思います。

仕事をしていて不意にメモする必要が出てくることがあります。たとえば、電話での応対や、上司が来て用件を伝えるときなどがそうです。このような場合、サッとメモできる机環境にしておくといいのはいうまでもありません。

対策としては、卓上ボールペンと電話応対用のメモ帳を電話の横に置いておくといいでしょう。お薦めの卓上ペンは「デスクペン フロス 0.7 BA65」(ゼブラ、アマゾン価格は税込513円)です。専用のペンスタンドにボールペンが挿さっている状態なので、引き抜けばそのまま書ける便利さです。また、品のあるメタリックカラーなので、机の上に置いても映えます。さらに裏面に滑り止め加工が施されたメモ帳を使えば、メモ帳を押さえなくても片手でメモすることができるため、電話しながらのメモでも困ることはありません。

机の手前側、作業スペースにパソコンを置いているため狭い、という人は、机の中央の奥に机上台を置けば改善します。お薦めなのは「机上台<幅590mm・ロータイプ>」(リヒトラブ、アマゾン価格は税込1845円)です。台の上にはパソコンのモニターや卓上ボックスなどが置け、台の下にはキーボードやノート型パソコンを収納することができるため、作業スペースの有効利用につながります。

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