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マイナンバー制度の概要 - 板持英俊

1. はじめに

平成27年10月から住民票を有するすべての人に、1人ひとつずつ12ケタの個人番号(以下「マイナンバー」)が通知される。
このマイナンバー制度は国や地方自治体が、社会保障や税、災害対策分野で保有する情報を個人毎に付されるマイナンバーで管理する制度であり、以下①~③の効果を期待して導入される。

①公平・公正な社会の実現
所得や他の行政サービスの受給状況を把握しやすくなるため、負担の不当な回避や不正受給の防止が期待される。

②国民の利便性の向上
行政機関や地方自治体などで、様々な情報の照合等に要していた時間が大幅に削減され効率化が図られると同時に、添付書類の削減など国民負担の軽減が期待される。

③行政の効率化
複数の行政機関の間での連携が進むため、行政サービスの質の向上が期待される。
医療機関を含めた民間事業者は、マイナンバー制度導入に伴って、社会保障や税の手続きにおいて、従業員等のマイナンバーを取扱うことになる。
マイナンバーは重要な個人情報であるため、これを取扱う事業者には管理義務が課されており、その取扱いには細心の注意を払わなければならない。

2. 事業者が実施すべきこと

(1)職員等への周知
平成28年1月以降の社会保障等の各種手続きにおける本格稼働を前に平成27年10月からマイナンバーが通知される。現状、事業者が行うべきことは従業員へのアナウンスである。

税務署や社会保険事務所などの行政機関に提出する書類に従業員等のマイナンバーを記載することになり、事業者は必要に応じて従業員等からマイナンバーを取得しなければならない。提出期限直前になって慌てないためにも、従業員に対して制度概要のアナウンスをしておく必要がある。

まずは、基本的作業である住民票住所の確認だ。平成27年10月5日時点の住民票の住所に各自のマイナンバーが記載された通知カードが届くため、引っ越し等で住民票を移していない場合は、事前に住民票を移さないと通知カードが現住所に届かない。

(2)マイナンバー取得手続きの確認
事業者が従業員等のマイナンバーを取得する場合、正しい番号であることの確認(番号確認)及び、そのマイナンバー保持者の身元確認を行う必要がある。具体的には以下のような方法で確認する。

 ①個人番号カードの確認 ※個人番号カードとは市区町村に申請をすることで平成28年1月以降に交付を受けることができる。個人番号カードには氏名、住所、生年月日、性別、顔写真、マイナンバーが掲載される。

 ②通知カードと運転免許証など本人の身元が確認できる書類の確認

 ③マイナンバーの記載された住民票の写しと運転免許証など本人の身元が確認できる書類の確認
個人番号カードには顔写真が掲載されるため、これ一枚のみで番号確認と身元確認を併せて行うことができるが、通知カードには顔写真が掲載されず番号確認しかできないため、別途身元を確認するための資料が必要となる。

(3)対象業務の確認
マイナンバーを取扱う業務は税務関係業務(源泉徴収票等の作成)と社会保険関係業務(雇用保険等の書類作成等)だ。

自社の業務の中で、マイナンバーを記載する必要がある業務を事前に確認しておく必要がある。報酬や地代などの支払先も支払調書の作成業務において、マイナンバーの取得が必要となる可能性がある。弁護士や司法書士など士業の報酬は、契約内容にもよるが単発で業務を依頼することも少なくない。そのため、業務依頼時等に前もって必要な情報を取得することが大切だ。

また、マイナンバーの記載が必要となる各種書類についてその記載の開始時期を確認し、いつまでに誰からマイナンバーを取得する必要があるのかを把握しておく必要がある。

3. 各種手続きにおけるマイナンバーの記載開始時期

マイナンバーの記載の開始時期は各種手続き毎に異なる。

①所得税・個人住民税・個人事業税の申告
マイナンバーの記載が必要となるのは、平成28年分以降の申告書だ。従って、平成29年の2月16日から3月15日までの提出期間に提出する確定申告書から記載が必要となる。

②法定調書・給与支払報告書
マイナンバーの記載が必要となるのは、平成28年分以降に作成される法定調書(給与の源泉徴収票や報酬等に係る支払調書等)及び給与支払報告書だ。平成28年分の法定調書の合計表及び給与支払報告書の提出期限は平成29年1月31日となるので、これまでにマイナンバーを取得しておく必要がある。

③健康保険・厚生年金保険
マイナンバーの記載が必要となるのは、平成29年1月1日以降に提出する健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等である。

4. 安全管理措置

マイナンバーを取扱う事業者は、マイナンバーの漏えい、紛失の防止のために、適切な安全管理措置を講じることが求められる。

具体的には、以下の項目等について検討が求められる。

・組織的安全管理措置・・・事務取扱者及び責任者の明確化等
・物理的安全管理措置・・・マイナンバーを取り扱う区域場所の管理等
・技術的安全管理措置・・・情報システムの管理等
・人的安全管理措置・・・事務取扱担当者の監督、教育等

事業者はこの様な対応を行う必要があるが、一定の条件に該当する中小規模事業者については簡易的な方法を容認する特例も設けられている。

5. おわりに

マイナンバー制度は今後運用の中で、新たな取扱いに関する情報が公表される。最新情報をキャッチアップした上で、迅速な体制整備が求められる。

事業者は情報管理等の義務規定を理解した上で、適切な対応が必要である。

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板持英俊(税理士)

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