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書類のペーパーレス化

昨年、富士ゼロックスのDocuworksというソフトを導入して、ペーパーレスに取り組んでいました。

一番、量が多かったのが、お客様の過去の申告書類です。

開業して11年ともなると、書庫には直近の3年分のファイルを残し、あとは倉庫スペースに入れていましたが、それ限界に近くなっていました。

まずは、8年以上前の申告書類は永久保存の書類以外は、思い切って溶解処理をお願いしました。

それで書類は大分減ったものの、地道にDocuworksに取り込む作業に結構時間がかかりました。

富士ゼロックスの複合機の場合、複合機から自動でDocuworksに取り込めるのですが、お客様ごとのファイルに書類の種類の名前をつけて整理するのは大変。

スタッフが取り込んで整理してくれたものと申告書の現物を最終チェックしてから廃棄という流れです。

5月末にようやく過年度分のペーペーレス化が完了しました。

ただ、直近3年分の申告書は念のため紙でも残しているので完全ペーパーレスとはいきませんが、事務所の書庫はとてもすっきりしました。

安価なソフトですが、使い勝手はとても良かったと思います。

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