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「メール禁止」を宣言する会社 ねらいは「生産性の向上」と「ワークライフバランス」

みなさんは毎日、何通のメールを受信しますか。「メールの処理に追われて時が過ぎていく」「読みきれないメールがたまっていく」とウンザリしている人もいるのでは。

レヌカ・ラヤザム氏がBBCニュースで紹介したのは、「メール使用禁止令」を出した会社の事例です。いまやメールなしでは仕事にならない、と思うかもしれませんが、実際に使用を制限する会社は増えているそうです。

毎日数時間のロス、企業収益にも悪影響?

記事によれば、仏大手IT企業アトスや独自動車メーカー、英不動産NPOハルトンハウジングトラストなどで、メールの使用が制限されているそうです。その目的は「生産性の向上」と「社員のワークライフバランス確保」です。

ラヤザム氏によると、ある調査では新着メールをチェックした後に仕事へ戻るのに、平均64秒かかることが分かったそうです。1分強なら短い時間といえますが、積み重なると毎日数時間ものロスにつながり、会社の収益にも悪影響を与えうるとしています。

業務時間外に限って、メール利用を原則禁止にした会社もあります。米アイオワ州の電気店ヴァン・メーターでは、平日の7時以前と17時以降、週末の電話・メールを禁止しました。

夜に書いたメールは、クライアントへの返信を除き、翌日になってから送信するのが原則です。もしも17時以降にメールが届いたならば、かなり重要なものとして、すぐに中身をチェックしなくてはならないと判断できます。

このねらいは、休みの間に「どうでもいいメール」を送受信する愚かさを避けるという意味でしょう。悪いのはメールではなく、それを使う人です。

メールの代わりになる情報共有ツールが必要

その一方で、記事では「メール禁止」の課題も挙げられています。記事では労働環境に関する調査機関ギャロップの主任研究員が、業務時間外のメール禁止はフレキシブルに働きたい社員の社外流出を招くと指摘しています。

例えば子育て中の社員が、オフィスでの仕事は早めに切り上げて、夜に再開したいと考えても、それが制限されることになってしまいます。

メールに代わるツールが必要だという指摘もあります。2014年末にメールの使用を停止したイギリスのITコンサルティング会社レアリーインポッシブルでは、情報共有のためにSkypeやDropbox、Slackを使用しているそうです。

Slackというのは、最近日本のベンチャー企業でも使うところが増えてきた、社内チャットに使えるサービス。急ぎの連絡は電話やチャットで済まし、通常の社内やクライアントとのメッセージや書類共有にこれらのITツールを使用しています。

この会社の創立者であるリー・マーロン氏は、メールをやめたことで勤務時間が20%減少し、社内のコミュニケーションもスムーズになって良かったと言います。

「世の中でメールが使われているうちは、私も使わざるを得ず、完全には止められない」という意見も紹介されていますが、さらなるITツールの進化があると、メールからの移行はより一層進むのもしれません。

(参照)The end of the inbox: Companies that banned email (BBC)

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