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「仕事ができる人」は、なぜ早起きなのか

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自分を変えるにはどうすればいいのか。「プレジデント」(2017年1月30日号)では、1日、1年、10年という3つのスケールに応じて、目標の立て方を「プロ」たちに聞いた。第1回は「短期目標」について――。(第1回、全3回)

▼短期目標
仕事の高速化、早起き、整理整頓……今日1日、確実に実行して、自信につなげたい

誓い:1
仕事を効率化したい

■やるべきことの「圧縮」は最後の手

仕事を効率化して、時間に追われる日々から脱出したい。どうすればいいのだろうか。ZUU社長兼CEOの冨田和成さんは、忙しさには3つのステージがあるという。

iStock.com/RyanKing999

「まったく忙しくないステージは快適ですが、人や企業が成長するためには、そこから出なければいけません。だからといって自分のキャパシティを完全に超えたステージに陥ると、精神的・肉体的に追い詰められて、極端に生産性が落ちてしまう」(冨田さん)

理想は適度に忙しいステージを保つことだ。そのためにはやるべきことを「捨てる」「入れ替える」「圧縮する」という3つの方法がある。

「圧縮というのは、一定の時間内にできるだけ多くの仕事を詰め込むこと。いわゆる仕事の効率化です。これに着手するのは『捨てる』『入れ替える』を試したあとでいい」(冨田さん)

なぜなら仕事の圧縮は難しく、なかなか効果が出ないからだ。やるべきことを「捨てる」「優先順位の低いものと高いものを入れ替える」ほうが簡単で効果が高い。

それにはまず1週間単位で自分の時間の使い方を振り返ってみるといい。おすすめは生活のログをとるアプリなどで、プライベートも含めた自分の行動と所要時間を測って記録すること。記憶や感覚だけで振り返ると、往々にして実際とはズレているからだ。やらなくていいことを捨てて、優先順位の高い仕事と入れ替えてもまだ時間が足りないなら、「圧縮」に挑戦しよう。

「僕は1日に50通のメールを受信します。そのメールチェックと返信に費やす時間を測ってみると、1週間で5時間近くありました」(冨田さん)

そこで冨田さんは、「件名だけを見て読まなくていいメールと読むべきメールを区別する」「メールを書くときの決まり文句の辞書登録を増やす」などの工夫を実行。結果、5時間かかっていたところを3時間に圧縮した。

「1日15分でも圧縮できれば、365日で延べ91.25時間の節約です」(冨田さん)

「仕事を効率化するには、仕事の量が必要だ」というのはヘッドハンターの武元康明さんだ。

「これはあくまでも私の経験ですが、大量の仕事をいちどきにこなさなければならないような状態に追い込まれない限り、人間は真剣に仕事を効率化しようとは思わないのではないでしょうか」(武元さん)

武元さん自身、自分のキャパシティ以上の仕事量を引き受けた経験があるからこそ、効率的な仕事の進め方を工夫するようになったという。武元さんは当時を振り返る。

「上司に向かって、『こんなにたくさんの仕事を抱えるのは無理です』と嘆いたこともあります。上司は『とりあえずやってみろ』としか言わない。必死にいろいろな方法を考えました。その都度、なんとか乗り越えていくうちに、少しずつ効率的な仕事ができるようになったのです」


自分の能力以上の仕事を引き受けろ、というアドバイスは無責任かもしれない。しかし自分の限界は自分では判断できないと武元さんはいう。

「自分で仕事量を決めていいのなら、無意識に手加減しますから、限界の一歩手前でやめてしまうでしょう。それではいままでの仕事のやり方を変えるきっかけになりません。特に若いときは、ある程度“量”をこなすことが必要なのではないでしょうか」

誓い:2
部下をうまくマネジメントしたい

■部下の内面より、行動に注目しよう

部下を上手にマネジメントするには、どうしたらいいのだろうか。法政大学心理学科教授で行動分析学が専門の島宗理さんは次のようにアドバイスする。

「部下をうまくマネジメントしたいと思っているということは、いまのところそれがうまくいっていないということだと思います。だとしたら、どんなふうにうまくいっていないのかを紙に書き出してみてください」

まず、紙の真ん中に縦線を引く。その線の左側に現在自分が不満に思っている部下の行動をリストアップしていくのだ。たとえば「いわれたことはちゃんとやるが、いわれないことは一切しない」とか、「報告や相談が少ない」などである。「自信過剰だ」とか、「やる気がない」というような部下の内面に関する不満が出てきたら、その具体例を行動として書き出そう。たとえば「仕事のミスを指摘すると不機嫌な顔をする」というように。次にいま書いた行動の代わりにとってほしい行動を右側に書いていく。「熱意を持って仕事に取り組む」とか、「謙虚な態度で接する」というような書き方では抽象的すぎる。「いわれなくても自主的に仕事を探して取り組む」など、具体的に書くこと。

そして部下が左側の行動をとれば注意し、代わりに右側の行動をとるように指導していく。

「結局、管理職の仕事というのは、部下の行動を左側から右側に変えていくこと。これに尽きます」

と島宗さんは断言する。

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