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外資系企業の超メールマナー「本文2行で即返信」

川口昌人=文

1日に何百通にも及ぶ膨大なメールを、日々の仕事の中でどうやって処理しているのか。「強いビジネス」の土台となっている、世界標準の習慣とは。

電子メールの業務活用では、日本企業の一歩先をゆく外資系企業。人によっては1日に200~300通のメールを処理することも珍しくない。

そんな彼らのメールマナーは、日本企業とはまったく異なる。いったいどんなメールが飛び交っているのか、外資系企業在勤、あるいは勤務した経験のあるビジネスパーソンに、その実態を尋ねてみた。

「社内宛てはもちろん、クライアントに対しても、基本は『簡潔にわかりやすく』です」

と語るのは、企業向けの保険系企業に勤めるAさんだ。本文は2~3行ごとを目安に、段落分けして読みやすく。1段落だけで完結するメールもよくある。宛名や発信者名はファーストネームのみ。「クライアント宛てのメールでも、普段やりとりしている方なら社名も役職名も書きません」。

たとえば、担当顧客から依頼されたミーティングを自社の重役に打診したとすると、返答はこんな具合だ。「ハイ、Aさん/ありがとう、今日調整しよう。いい仕事だ。/トム」(/は改行、原文は英語)。この例では、本文はたった1行で終わっている。

書き手・読み手の負荷を最小限に

余計なものを徹底的にそぎ落とす工夫は、仕事全体のスピードアップにも寄与する。

「いちばん極端だったのは、『無言』でのメール転送です」と言うのは、米系ITベンダーに勤務経験のあるBさんだ。日本法人の事業部長が、本社にトラブル支援のメールを送ったときのこと。先方の事業部長から開発現場まで、メールが順次転送されるのに要した時間は1時間ちょっと。しかも、全員が一言も書き加えないまま、しかるべき宛先にすぐ転送していた。「誰から落ちてきたメールかだけを見て、即座に何をすべきかを判断していると思いました」。

もっとも、超効率的な中にも一定のマナーはある。「どんな短いメールでも、冒頭に相手のファーストネームは必ず入れます」(米IT系)「件名の工夫は大事ですね。『重要:本日正午までに承認願います』など、要望を具体的に入れるのは基本です」(米金融系)などなど。

エグゼクティブの行動力にも影響

どうしても長めの提案などを送るときは、全体の内容を1段落にまとめたものを冒頭に置く。「最初の1文で結論、次の3文で『なぜならば』を説明し、最後に結論をもう一度。これなら日本人英語でも通じます」(欧州金融系)。

こうしたメール習慣は、ビジネスのスピードやダイナミックさにも影響を及ぼしているはずと、Aさんは指摘する。

「海外の大手企業のエグゼクティブや、世界トップ50に入るような経営思想家にメールを出すと、高い確率で本人から、クイックに返事が来ます。日本企業のトップの返信率は、とても低いですね」。

いきなり全面導入は無理でも、外資系企業のメール術に学ぶことは多そうだ。

【外資系企業のメール習慣】

宛名も発信者名もファーストネームのみ。社外宛てメールでも、普段やりとりしている相手なら互いの肩書も社名も書きません。(保険系)

ボスに決裁してもらう提案は、1段落でまとめます。最初の1文で結論、次の3文で「なぜならば」を説明し、最後に結論をもう1度。これなら日本人英語でも通じます。(金融系)

件名を工夫することは大事ですね。「重要:本日正午までに承認願います」など、要望を具体的に入れるのは基本です。(金融系)

返事は遅くとも24時間以内に。出張中などで即答できない場合は、「○月○日に改めてご連絡します」と返しておきます。(金融系)

アルファベット2~3文字の省略語を頻繁に使います。また長い単語は、最初と最後の文字の間の文字数を数字に置き換えることも。たとえば、GlobalizationならG11nで業界では通じます。(IT系)

本文は2~3行まで。そのかわり、どんな偉い人からも高い確率で直接、かつクイックに返事が来ます。(保険系)

当社の事業部長がアメリカの事業部長に送った支援要請のメールが、1時間ちょっとで先方の開発担当者にまで順次転送されていました。しかも、元のメールに誰も何も追記せず、見るなり即座にです。(IT系)

社外宛てメールは普通に丁寧ですが、たとえば社内の上司に承認を求めたときは、“Approved”や“Done”など、本文が1語だけのこともよくあります。(金融系)

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