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プレゼンは、まず「何を省くか」を考えよ

村上 敬=構成 福森クニヒロ=撮影

仕事を進めるうえで最も大切なのは、取引先や顧客、あるいは上司や部下、同僚との信頼関係を築くことだ。信頼をつくり上げるもの、そしてそれを壊すものは何なのか……それぞれの道で認められた「仕事の神様」に聞いた。

ガー・レイノルズ氏は、「日本人はプレゼン下手といわれるが、それは思い込みにすぎない」という。人から信頼されるプレゼンの極意とは。

ストーリーを残し、スペック情報は削る

関西外国語大学教授 ガー・レイノルズ氏

日本のビジネスパーソンの多くは、プレゼンのときにオーディエンスに顔を向けることなく、うつむいてボソボソと資料に書かれた内容を説明します。こうしたプレゼンはいかにも自信がなさそうに見え、提案内容にも信頼を置けなくなります。

では、アメリカ流の芝居がかったプレゼンはどうでしょうか。身ぶり手ぶりが派手で熱弁をふるうプレゼンには力強さがありますが、行きすぎると、怪しいセールスマンのような胡散臭さが漂います。

どちらのスタイルにも違和感を覚えた私は、アメリカ帰国後に勤めたアップル社で、自分なりにプレゼンの技術を追求しました。そこで見えてきたのが自然体のプレゼンです。控えめすぎず、押しつけがましくなく、普段の会話のようにナチュラルに語りかけるプレゼンが信頼されると気づいたのです。

再び日本に戻ってきた私は、そのメソッドを「プレゼンテーションZen」としてまとめました。その極意を、プレゼンの3つのステップに沿って説明していきましょう。

最初のステップは、企画を練ってプレゼンの構成を考える「準備」です。ここで意識してほしいのは、「何を伝えるか」より「何を省くか」です。プレゼンターは、伝えたいことすべてを伝えようとします。しかし、盛りだくさんのプレゼンは消化不良を起こしやすく、不親切。要素はなるべく絞り込んで、シンプルにすることを心がけてください。

具体的にいうと、ストーリーを残して、スペックなどの情報を削っていく。商品やサービスの特徴を個条書きにするより、その商品やサービスによってどのような変化がもたらされるのかという物語を示したほうがずっと説得力があります。

外資系の某化粧品会社で、新商品のメッセージについてディスカッションが行われました。「この技術が肌をきれいに見せる」「保湿効果が何%アップ」など、アピールしたい点がいろいろあり、まとまりません。ところが誰かが「これは働くお母さんの1日を楽にしてあげる商品だ」というと、みんなが納得してパッと方向性が定まりました。機能を並べるより、「働くお母さんが抱える悩みがこの商品によって解決される」というストーリーのほうがわかりやすく、訴求力があるのです。

質疑応答の準備も重要です。質疑応答なしで一方的に話すプレゼンは、オーディエンスから信頼を得られません。考えてみてください。恋人とデートするとき、相手が自分のことしか話さなかったらどう思いますか。退屈だし、「相手は自分のことを見ていない」と不信感を持ちますよね。オーディエンスの心理も同じです。双方向のコミュニケーションを取りたいと考えているのです。

スライドもシンプルが大事

もちろん、とにかく質疑応答の時間を取ればいいというわけではありません。質問にその場で的確に答えられなければ、やはり失望を招きます。だからこそプレゼン前に質問を想定して、それに対応できるように入念に準備しておく必要があります。

準備の次は、スライドのビジュアルやデザインを決めて作成する「デザイン」に入ります。スライドにおいても、シンプルであることが大事です。データをたくさん載せて難しく見せたほうが説得力は増すという考えは逆効果。データはできるだけ省くか、見せる場合もシンプルなビジュアルにすべきです。詳しいデータで補完しなければいけない場合は、別に資料として配布しましょう。

スライドと同じものを印刷して資料として配る人がいますが、これはダメ。スライドと配布資料の両方の役割を兼ねさせようとして、「スライドとしては重すぎて、配布資料としては物足りない」という中途半端なものになります。日本には“二兎を追う者は一兎をも得ず”という諺がありますが、まさにそれです。

最後は、プレゼンの練習と本番の「デリバリー(話し方)」です。ここで強調したいのは、自分を見せることです。日本では、暗い演壇でスライドだけに光を当て、自分は陰に隠れたままレーザーポインタで指し示すというプレゼンをよく見かけます。このやり方は、おすすめできません。自分の姿を隠すのは、提案内容と自分を切り離したい、提案内容が批判されても無傷でいられるように自分は安全地帯にいたいという気持ちのあらわれです。そんな人のプレゼンを信じられるでしょうか。

アリストテレス風にいうと、プレゼンには「ロゴス(論理)」「パトス(情熱)」「エトス(人柄)」という3つの修辞的要素が必要です。私は、それら3つが重なったときに信頼や説得力が生まれると考えています。自分を出さないプレゼンは、エトスの要素に欠けています。いくら論理を積み重ね、ビジュアルを工夫してスライドをつくっても、プレゼンターの存在を感じられないプレゼンに魅力はありません。「ほかの誰でもない、私の提案だ」という顔の見えるプレゼンをしてこそ、オーディエンスはそのプレゼンに一目置くのです。

では、そこでどのような自分を見せればいいのか。私は、自然体でいいと思います。背伸びして自分を大きく見せる必要はないし、逆にへりくだる必要もありません。普段から静かな人は少しテンションをあげたほうがいいですが、親しい友達と会ったときのように話してもらえば十分です。恥ずかしがらずに、いつもの自分でいけば、きっとオーディエンスと心がつながるはずです。

▼プレゼンで信頼されるには?

×ボソボソと資料を読む――いかにも自信がなさそうで内容が信用できない
 ↓
普段の会話の延長のように――控えめすぎず押しつけすぎず、普段通りの自然体で
×何を伝えるかを考える――盛りだくさんのプレゼンは消化不良を起こす
 ↓
何を省くかを考える――要素は絞り込んでシンプルに
関西外国語大学教授 ガー・レイノルズ
1961年、米オレゴン州生まれ。来日して住友電気工業に勤務後、米アップルへと転職。そこでスティーブ・ジョブズ流のプレゼンと出合い、禅の要素を融合させた「プレゼンテーションZen」を提唱。世界各地の企業や大学に招かれて講演を行っている。

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