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従業員の「マイナンバー」漏えい対策、会社は何をするべきか

文=ジャーナリスト 村上 敬

企業にとっては“お荷物”にすぎない

10月からマイナンバーの配布が始まったが、混乱しているのは個人より企業のほうだろう。企業は、従業員の給与に関する法定調書を税務署に提出したり、各種社会保障の手続きをするために、従業員と扶養家族のマイナンバーを取り扱う必要がある。


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「マイナンバー法」と「個人情報保護法」との関係

厄介なのは、漏えい対策だ。マイナンバーは個人情報の一種であり、取り扱いは個人情報保護法の規制を受ける。ただ、名前や住所といった他の個人情報と同列ではない。マイナンバーは各個人情報を結びつける「索引性」を持っているため、悪用されると被害が甚大になるおそれがある。そこで個人情報保護法だけでなく、マイナンバー法によって一段強い保護措置が規定されている。これまで以上の対策を求められる企業から見れば、爆弾を新たに抱え込まされたようなものだ。

一方、マイナンバー制度の開始で企業にメリットはあるのか。せっかくだから社員IDとしても活用したいと考える会社があるかもしれないが、これはアウト。水町雅子弁護士は次のように解説する。

「マイナンバーの利用は税、社会保障、災害対策分野に限られます。社員番号のように使って、人事査定など関係ない情報と紐づけると違法です」

社員IDとしての活用も難しいとなると、企業にとってマイナンバー導入のメリットはないに等しい。

壁や間仕切りは必要か

では、具体的にどのレベルまでセキュリティを強化すればいいのか。内閣府の外局である特定個人情報保護委員会は、事業者に向けて「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」を公開している。基本的には、これに沿って対策すればいい。

ただし、水町雅子弁護士は「表面的な文言に振り回されるのではなく、目的を考えることが大事」と指摘する。

「たとえばガイドラインは、事業者にマイナンバーの取扱担当者を明確にするよう求めています。これを見て取扱担当者を個人で指名しなくては、と考える会社もありますが、そこまで細かく決めなくてもよいのです。関係ない人に触らせないことが目的ですから、○○課××事務担当という明確化でも問題ありません」

取り扱い区域についての決まりも同様だ。ガイドラインには、講ずべき物理的安全管理措置として「壁又は間仕切り等の設置及び座席配置の工夫等」があげられているが、パーテーションで区切る、あるいは机を離して独立したシマをつくる、というところまで必ずしもやらなくていい。

「余裕があれば独立した空間をつくってもいいですが、普通の企業はそこまでコストをかけられない。部外者が通らず後ろから覗き見されない位置に取扱担当者の座席を置くといった対応でも問題ないでしょう」

セキュリティ対策は重要だが、過剰に反応して振り回されることなく、適切な対応を心がけたいものだ。

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