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KDDI式議事録「1にスピード、2に宿題事項」ですぐアクション

KDDI広報部 米原浩之=教える人 鈴木 工=文

何となく、過去のフォーマットをコピペして作っていないか? 数字やデータを並べただけで満足していないか? 必要なのは次のアクションを生む文書だけ──これが一流企業の常識だ。

日々環境が変化し、スピードが重視される通信業界。それは会議の場でも同様である。KDDI広報部で商品のプロモーションなどを担当する米原浩之さんは、資料確認用のパソコン、メモ用のタブレットを用意して会議に出席。「議事録の担当になったときは、リアルタイムでつくっていきます。会議が終わったらその場で出席者に一斉送信。それから席に戻ることが、自分に課しているミッションです」というから、その速さは只事ではない。

「経験則として、時間をかけて議事録をつくりこんでも読まれないことが多い。それよりも決まったことを即座にアウトプットして、まずは情報共有。さらっと読んでもらって、もし認識違いがあった場合はメールの返信で修正してもらうほうが、実効性が高いように思います」

米原さんは会議中、最終的にA4の用紙でおさまるぐらいのボリュームを想定しながら、その場で要点を機器に打ち込んで編集していく。自分も会議に参加しながら打つので、全部の発言を拾おうとは最初から考えず、不要だと思った話は記録しない。たとえ記録しそこなっても大事な案件なら繰り返し話題になるから不安はないという。注意しているのは、議事録=発言録にならないようにすることだ。

「資料を見れば担当部門の主張は大体わかるし、会議は参加者が同列で責任を持つべきものなので、誰が発言したかという事実は重要ではありません。大事なのは会議で決定したタスク、つまり宿題事項です」

「議事録で一番重要なのは、迷いなく次のアクションを起こせること」と考える米原さんは、議事録の序盤にタスク、結論を提示するようにしている。

作成した議事録を見せてもらった。意外なことに、文章はメールにベタ打ちである。なぜかといえばテキストファイルは文字の大きさ、色、罫線など、様々な設定が選べるため、見せ方を工夫しようとつい時間をかけてしまう。またテキストファイルをメールに添付すると、開くひと手間が入ってスピードが落ちるから――。通信業界ならずとも、この速さへのこだわりを見習いたい。

出席者にへつらった「ダラダラ発言録」

【×BEFORE】
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「議事録」BEFORE

(1)作成が遅すぎる基本は当日中――会議はおもに情報共有を目的としたものと、次のアクションを決める検討会の2種類があるが、どちらも内容を即座にフィードバックすることが大切。証拠のためだけに議事録をつくっているわけではない。当日中に送るのが基本。

(2)「誰の発言か」は意味なし――会議で述べられたことがダラダラと書かれていて読みにくい。また、出席者への気遣いからか、それぞれの発言者が記されているが、本来、会議において「誰が発言したか」は関係ないもの。「何が話し合われたか」の整理に注力しよう。

(3)強調が多すぎて伝わらない――アンダーラインを引いて主要なポイントを強調しようとしているものの、多用しているため、かえって散漫な印象に。ひとつの議事録の中で、せいぜい2、3点にとどめておきたい。今後やるべきタスク、会議の結論は別途項目を立てよう。

メールで素早く。「内容」よりも「タスク」を先に!

【○AFTER】
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「議事録」AFTER

(1)日時・場所の次は「タスク」――議事録の内容で最も大切なのはタスク(宿題事項)。これを冒頭のほうに置き、その後、結論、内容という流れに。また参加者が多いときは全員掲載するとタスクにたどりつくまで時間がかかるので、主要人物以外は下のほうに列記しよう。

(2)専門用語には解説を加えよう――多数の部門が集まる横断的な会議では、たとえ同じ企業内でもわからない専門用語が飛び交うことが少なくない。技術部門と営業部門の合同会議などでは、言葉がコミュニケーションの壁となることも。初心者を想定して、丁寧に説明したい。

(3)詳細は添付資料で補足――メールで素早く読めることを前提にしているため、本文中にこまかい内容は書かないようにする。会議では配布資料をもとに議論が行われることが多い。詳細は添付資料へと導いて、より知りたい人だけが読み込めるようにしておく。

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